Il 15 marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il decreto legislativo che attua la Direttiva europea 2019/1937 in materia di segnalazione degli atti illeciti. Si tratta della nuova normativa italiana in materia di whistleblowing. Ecco le principali novità e gli obblighi, sottoforma di semplici domande e risposte. .
La Direttiva europea 2019/1937 e il decreto legislativo italiano mirano a promuovere e proteggere le segnalazioni di atti illeciti (whistleblowing) all'interno delle organizzazioni pubbliche e private al fine di prevenire la corruzione, le frodi e altre attività illecite.
La normativa richiede che i dipendenti pubblici e privati, compresi consulenti esterni o fornitori, segnalino atti illeciti di cui sono venuti a conoscenza nel corso della loro attività lavorativa.
I whistleblower sono protetti da ritorsioni o discriminazioni da parte del datore di lavoro o dell'ente pubblico. Inoltre, sono garantite misure di confidenzialità per le segnalazioni e il mantenimento dell'anonimato, se richiesto.
Le organizzazioni devono istituire canali interni per la ricezione delle segnalazioni e garantire una risposta tempestiva e appropriata a tali segnalazioni. Inoltre, devono adottare misure per proteggere i whistleblower e mantenere la confidenzialità delle segnalazioni.
Le organizzazioni possono essere soggette a sanzioni pecuniarie se non rispettano gli obblighi previsti dalla normativa. Le sanzioni possono variare in base alla gravità dell'infrazione.
Fra i soggetti obbligati sono comprese le imprese private che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, oppure che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea, in materia soprattutto di protezione del risparmio, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto questa media di lavoratori subordinati oppure che hanno adottato Modelli di organizzazione ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e che hanno nominato un Organismo di Vigilanza (ODV). A questi si aggiungono i soggetti del settore pubblico ed altri soggetti previsti all’articolo 1 del D.Lgs. 24/23
Le autorità competenti sono responsabili di monitorare l'applicazione della normativa, fornire orientamenti alle organizzazioni e ai whistleblower, nonché di gestire le segnalazioni nel settore pubblico.
Assicurati che il canale sia conforme alla normativa vigente e che tutti i dipendenti siano informati su come utilizzarlo correttamente. Verifica anche di avere una procedura per gestire le segnalazioni in modo confidenziale e tempestivo.
Sì, puoi prendere misure disciplinari contro i dipendenti che effettuano segnalazioni false o infondate, ma devi farlo nel rispetto della legge e delle normative interne. Assicurati di documentare attentamente il processo decisionale e di garantire che non vi siano ritorsioni contro i whistleblower legittimi.
Le segnalazioni da parte di consulenti esterni sono anch'esse coperte dalla normativa. Devi trattare la segnalazione con la stessa attenzione e riservatezza delle segnalazioni interne. Assicurati di indagare sulla segnalazione in modo appropriato e di adottare le misure necessarie per risolvere il problema segnalato.
Se non rispetti la normativa, il tuo business potrebbe essere soggetto a sanzioni pecuniarie e danni alla reputazione. Inoltre, potresti affrontare cause legali da parte dei whistleblower che subiscono ritorsioni o discriminazioni. È fondamentale adempiere agli obblighi previsti dalla legge per evitare questi rischi.
Per garantire la confidenzialità, dovresti coinvolgere un intermediario esterno o un organismo di controllo indipendente che riceva le segnalazioni in modo anonimo e le trasmetta all'azienda senza rivelare l'identità del whistleblower. Assicurati che questa procedura sia ben definita e rispettata.
È importante valutare attentamente le offerte disponibili. Inizia definendo chiaramente i requisiti specifici della tua organizzazione e confrontali con le funzionalità offerte dai diversi fornitori. Considera anche la reputazione del fornitore, il supporto post-vendita e il costo totale di proprietà nel lungo termine.
L'uso di tecnologie avanzate, come l'intelligenza artificiale, può migliorare l'efficienza nella gestione delle segnalazioni, ma non è obbligatorio. Devi valutare se queste soluzioni sono congruenti con le esigenze della tua organizzazione e se ne giustificano i costi aggiuntivi.
L'outsourcing può essere una soluzione valida se la tua organizzazione non ha le risorse interne per gestire efficacemente le segnalazioni. Tuttavia, è importante selezionare un provider affidabile con una comprovata esperienza nella gestione delle segnalazioni.
La sicurezza dei dati delle segnalazioni è fondamentale. Assicurati che qualsiasi soluzione o servizio che scegli abbia robuste misure di sicurezza, come la crittografia dei dati e l'accesso limitato solo alle persone autorizzate.
Coinvolgere i dipendenti è cruciale. Organizza sessioni di formazione per spiegare loro come funziona il sistema, perché è importante e quali sono le protezioni offerte. Fornisci un canale di comunicazione chiaro per domande e segnalazioni.
Prima di impegnarti con un fornitore, effettua una ricerca approfondita sulla loro reputazione e richiedi referenze. Assicurati che tutte le condizioni contrattuali siano chiare e comprensibili prima di firmare.
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